Wiele firm z branży budowlanej – w tym producenci domów prefabrykowanych – mierzy się z rosnącą liczbą zapytań z Facebooka i Messengera. Jedna z takich firm rozważała zatrudnienie kolejnej osoby do marketingu wyłącznie po to, żeby na czas odpowiadać na wiadomości i obsługiwać leady. Zamiast tego wdrożyła automatyzację z AI. Oto jak to wyglądało.
Sytuacja wyjściowa: za dużo leadów, za mało rąk do pracy
Firma z sektora domów prefabrykowanych od lat prowadziła kampanie na Facebooku i w Messengerze. Reklamy generowały dziesiątki wiadomości tygodniowo: pytania o ceny, terminy, powierzchnie, lokalizacje realizacji. Odpowiadanie na nie zajmowało kilka godzin dziennie i często spóźnione reakcje powodowały utratę leadów – klienci po kilku godzinach bez odpowiedzi pisali do konkurencji.
Właściciel rozważał zatrudnienie osoby do obsługi marketingu i leadów. Koszt nowego etatu (wynagrodzenie, ZUS, narzędzia) był jednak na tyle wysoki, że szukał alternatywy. Chciał zachować szybką reakcję na zapytania i nie tracić potencjalnych klientów, ale bez konieczności rozbudowy zespołu.
Decyzja: automatyzacja zamiast nowego etatu
Po analizie procesu okazało się, że duża część wiadomości dotyczy tych samych tematów: cennik, czas realizacji, dostępne warianty domów, sposób finansowania. To idealny przypadek do automatyzacji – powtarzalne pytania można obsłużyć z pomocą AI i prostych scenariuszy, a człowieka angażować dopiero wtedy, gdy klient jest gotowy na konkretną rozmowę lub ma nietypowe zapytanie.
Co zostało wdrożone
Wspólnie z klientem wdrożyliśmy automatyzację obsługi wiadomości na Messengerze i Facebooku. Rozwiązanie obejmowało m.in.:
- Natychmiastową pierwszą odpowiedź – każda wiadomość otrzymywała od razu potwierdzenie odbioru i krótką informację (np. kiedy ktoś oddzwoni lub napisze szczegółowo).
- Odpowiedzi AI na typowe pytania – na pytania o ceny, terminy, warianty domów system odpowiadał na podstawie przygotowanych treści i kontekstu (np. „dom do 150 m²”, „realizacja w 6 miesięcy”).
- Kwalifikację leadów – proste pytania (np. budżet, lokalizacja, preferowany termin) zbierały się w jednym miejscu, a leady gotowe do rozmowy były oznaczane i przekazywane do handlowca.
- Eskalację do człowieka – gdy klient pisał coś niestandardowego lub wyraźnie prosił o kontakt z konsultantem, rozmowę przejmowała osoba z zespołu.
Efekty: szybsza reakcja, zero nowego etatu
Po wdrożeniu czas reakcji na wiadomość skrócił się z kilku godzin do kilku sekund w przypadku pierwszego kontaktu. Klienci przestali „uciekać” do konkurencji z powodu braku odpowiedzi. Zespół nie musiał już wielokrotnie odpisywać na te same pytania o cennik czy terminy – zamiast tego skupiał się na rozmowach z leadami, które były już wstępnie doprecyzowane.
Firma nie zatrudniła nowej osoby do obsługi leadów. Koszt wdrożenia i utrzymania automatyzacji był znacząco niższy niż roczny koszt etatu, a efekt – szybsza obsługa i mniej zgubionych leadów – został osiągnięty bez rozbudowy zespołu.
Dla kogo taki model ma sens?
Ten przypadek dobrze ilustruje sytuację, w której automatyzacja obsługi leadów z AI jest szczególnie opłacalna: duża liczba powtarzalnych zapytań, ograniczony budżet na nowe etaty i potrzeba szybkiej reakcji na klienta. Podobne rozwiązania sprawdzają się nie tylko w branży domów prefabrykowanych, ale także w innych sektorach B2C i B2B, gdzie leady trafiają przez Messengera, Facebooka lub formularze na stronie.
Jeśli rozważasz zatrudnienie kolejnej osoby wyłącznie po to, żeby na czas odpowiadać na wiadomości i obsługiwać zapytania, warto najpierw sprawdzić, czy część tej pracy nie da się zautomatyzować – i tym samym zaoszczędzić koszty oraz przyspieszyć obsługę klientów.
